Autorización para procesamiento automatizado de comunicaciones

Ley 1581 de 2012 — Régimen de Protección de Datos Personales (Habeas Data — Colombia)
Decreto 1377 de 2013 — Reglamentación

Este documento complementa la Autorización para el tratamiento de datos personales (Habeas Data). Aplica específicamente cuando te comunicas con el Consultorio por canales digitales que utilizan herramientas de procesamiento automatizado para organizar y agilizar la atención del equipo médico.

1. Alcance

Cuando envías mensajes al Consultorio del Dr. Javier Martínez por WhatsApp u otros canales digitales habilitados, las comunicaciones se procesan con apoyo de un asistente digital interno que:

Transcribe las notas de voz que envías, para que el personal médico autorizado pueda leerlas además de escucharlas.
Organiza el contenido de tus mensajes (texto, fotos y audio) en una ficha de revisión para el equipo, facilitando que la información llegue ordenada al profesional que te atiende.
Sugiere al equipo borradores de respuesta y recordatorios internos para que la atención sea más oportuna. Estas sugerencias son revisadas siempre por personal humano autorizado antes de enviarse.
Describe de forma visual el contenido de las fotografías que envías (por ejemplo, "se observa zona del rostro" o "se observa zona del abdomen"), únicamente como apoyo al equipo administrativo para clasificar el material; el análisis clínico y cualquier decisión médica los realiza exclusivamente el profesional tratante.

2. Lo que NO hace el procesamiento automatizado

No emite diagnósticos médicos. Toda valoración clínica la hace el Dr. Javier Martínez o el profesional autorizado.
No reemplaza la consulta médica. El asistente digital es una herramienta de apoyo organizativo del Consultorio.
No envía respuestas al paciente sin revisión humana. Las respuestas que recibes por WhatsApp son revisadas y aprobadas por personal del equipo antes de salir.
No se utiliza para publicidad, marketing ni perfilamiento comercial.

3. Datos involucrados

Para los fines descritos, se procesan:

El texto de tus mensajes.
La transcripción de tus notas de voz.
Las imágenes que envías, únicamente para clasificación visual descriptiva (calidad técnica de la foto, zona anatómica visible, intención del envío).
Metadatos asociados (fecha, hora, canal, identificador interno del paciente).

Estos datos quedan asociados a tu historia clínica conforme a la Resolución 1995 de 1999 (modificada por la Resolución 839 de 2017) y a la autorización general de Habeas Data ya firmada.

4. Custodia, acceso y retención

El acceso al contenido procesado está restringido al personal médico y administrativo autorizado del Consultorio.
Los proveedores tecnológicos que prestan servicios de transcripción, descripción visual y mensajería actúan como encargados del tratamiento bajo acuerdos de confidencialidad alineados con la Ley 1581.
La información se conserva por el tiempo que exija la normativa colombiana de historia clínica (al menos 15 años desde la última atención, y más cuando la ley lo exija).

5. Qué se procesa automáticamente, y qué no ocurre sin una persona

Este documento autoriza dos cosas distintas, y conviene no confundirlas:

El procesamiento de las comunicaciones. Leer, transcribir, clasificar, resumir y preparar borradores de respuesta a los mensajes enviados. Esto ocurre de forma automática.
Las acciones sobre la cuenta y sobre los registros —agendar, modificar o cancelar un servicio, cambiar datos de contacto, registrar un cobro o un consumo—. Ninguna de estas acciones se ejecuta sin que una persona autorizada la revise y la apruebe. El asistente prepara la acción; la decisión es de una persona.

No se toman decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre el titular sin intervención humana, y puede solicitarse en cualquier momento la atención de una persona.

6. Proveedores de inteligencia artificial y transferencia internacional de datos

El procesamiento automatizado descrito se apoya en proveedores externos de modelos de lenguaje, que actúan como encargados por cuenta del Responsable del Tratamiento y bajo acuerdo de confidencialidad.

Los datos salen del país. Esos proveedores procesan la información en su propia infraestructura, ubicada en Estados Unidos y en China. Ninguno de esos dos países figura entre aquellos a los que la autoridad de protección de datos aplicable haya reconocido un nivel adecuado de protección, de modo que esta transferencia internacional se ampara en la autorización expresa del titular, que se otorga al aceptar este documento.

La lista vigente de proveedores, con su país, puede consultarse escribiendo a [email protected]. Esa lista puede cambiar dentro de los países nombrados aquí; si en el futuro se suma un proveedor domiciliado en otro país, se solicitará una autorización nueva antes de que los datos se traten allí.

7. Tus derechos

Como titular puedes en cualquier momento:

Conocer qué información tuya se procesó y cómo.
Solicitar la rectificación de información incorrecta o desactualizada.
Revocar esta autorización específica, sin afectar la autorización general de Habeas Data. Al revocarla, dejarás de recibir mensajes a través de canales digitales asistidos por el Consultorio y la atención continuará por los canales presenciales o telefónicos habituales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) si consideras que tus derechos son vulnerados.

Para ejercer estos derechos, escríbenos al WhatsApp oficial del Consultorio o contáctanos directamente en la sede de Bucaramanga.

8. Autorización

Al firmar este documento declaras que:

Has leído y comprendes el alcance del procesamiento automatizado descrito.
Autorizas al Consultorio del Dr. Javier Martínez a procesar tus comunicaciones digitales en los términos aquí descritos, conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y normas concordantes.
Reconoces que esta autorización complementa y no reemplaza la Autorización general para el tratamiento de datos personales (Habeas Data).

La firma se registra con tu identidad, fecha, hora, dirección IP, dispositivo y un código único de integridad del documento (hash SHA-256), constituyendo firma electrónica válida según la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012.